Вакансия: Бизнес-ассистент в Сергиев Посад

Необходимые навыки

• > Навыки межличностного общения
• > Организаторские навыки
• > Аналитическое мышление
• > Работа с большим объемом информации
• > Битрикс24
• > CRM
• > Управление временем
• > Телефонные переговоры
• > исполнение поручений руководителя
• > Документооборот
• > Прием и распределение звонков
• > Обеспечение жизнедеятельности офиса
• > Электронный документооборот
• > Прием посетителей
• > Планирование рабочего дня руководителя
• > Деловая корреспонденция

Требования

Должен владеть навыками составления таблиц, работа с проектами в Битрикс24, быстро находить нужную информацию, предоставлять её оперативно и в...

Обязанности

Составление и планирование графика адвоката, в т.ч. как руководителя команды юристов, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания.

Описание

Функциональные обязанности:

• Составление и планирование графика адвоката, в т.ч. как руководителя команды юристов, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• Ведение плана реализации проекта каждого клиента (таблица ПРП).
• Анализ и систематизация рабочих задач внутри команды, ведение картотеки по проектам клиентов, мониторинг текущих дел в судах (по скрипт №2 на сайтах судов фиксировать отложение/перенос),
• Проверка юриста по готовности к судебному процессу (по скрипту опроса), ведение проектов по карточке клиента, организация встреч, планерок внутри команды;
• Общение на первых касаниях с клиентами для записи на консультацию (скрипт №1), закрытие сделки на консультацию, продажа разовых услуг (с передачей в работу юристам заявок на составление иска/жалобы/возражений);
• Мониторинг оплаты, получение отзыва (скрипт №3), публикаций в отзовиках;
• Распечатка документов для подачи в суд (скрипт №4), отправка почтовой корреспонденции онлайн/оффлайн;
• Взаимодействие с судами и государственными органами (визиты и звонки по скрипту), подача необходимых документов (по скрипту), направление/подача запросов, общение с исполнителями и получение ответов;
• Ведение онлайн рабочих переговоров с юристами команды, партнерами, клиентами, общение и прием документов (онлайн/оффлайн);
• Самостоятельный учет объема выполненных задач, своего рабочего времени;
• Фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• Оптимальная организация рабочего дня руководителя, высвобождение свободного времени, организация командировок, планирование собственного рабочего времени.
• Контроль исполнения поручений и рабочих задач юристам и партнерам, специалистам;
• Организация встреч, переговоров руководителя;
• Оформление презентаций, коммерческих предложений, необходимой документации;
• Заказ офисной техники, канцелярских и представительских товаров в офис;
• Составление бюджета на расходы, бюджета по рабочим проектам каждого клиента;
• Участие в проектах (деловая переписка с партнерами, подготовка документов, карта проектов mind map (шаблон МР), коммерческих предложений (шаблон КП), подготовка презентаций для вебинаров (шаблон ВБ), аналитика);
• Ответы на входящие звонки и сообщения, контроль неотвеченных сообщений;
• Выполнение личных поручений.
• Поддерживать деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками услуг для адвоката, клиентами, подрядчиками по услугам адвоката.

Должен владеть навыками составления таблиц, работа с проектами в Битрикс24, быстро находить нужную информацию, предоставлять её оперативно и в удобном формате на рассмотрение по запросу руководителя. На согласование документов также должны уходить минимальные затраты по времени. Способен решать задачи самостоятельно.

Конечным продуктом деятельности ассистента является освобожденное время адвоката — это важно осознавать как главную ключевую задачу.

Требования к юристу, готовому войти в команду бизнес-ассистентом адвоката:

диплом о юридическом образовании (допускается этап обучения с наличием диплома о неполном высшем образовании юриста), опыт работы в юридической сфере приветствуется; умение работать с большими объемами информации, соблюдая поставленные сроки; знание и наличие доступа к справочно-правовым и государственным автоматизированным системам; учет судебной практики по проектам клиентов; наличие ЭЦП/МЧП

Минусы работы с нами:

Вам придется пропустить через себя гигантский объем информации, работать в сумасшедшей многозадачности и неопределенности, осваивать новый знания и оттачивать имеющийся опыт быть правой рукой руководителя, скорее всего сверхурочно. Читать много литературы, общаться с огромным количеством людей и впитывать как губка каждое слово своего руководителя, делать его жизнь структурированной, а профдеятельность упорядоченной, взять на себя функционал по сбору отчетности команды юристов, мониторинг дел в судах, открытие сделок, продажа/допродажа услуг адвоката, ведение проектной деятельности клиентов, закрытие сделок, сверка и обмен рабочими документами. Если вы к такому НЕ готовы, то не тратьте ни наше, ни ваше время и не читайте вакансию дальше, вы уже нам не подходите. Нам требуется именно системный бизнес-ассистент на период от 1 года. Испытательный срок от 1 до 3мес., отсутствие ключевых навыков скрыть не получится.

Описание кандидата: навыки, умения, опыт:

Активный, позитивный, деловой, быстрый и пытливый ум

Любящий и умеющий решать/выполнять сложные задачи без вводных, писать регламенты, быть правой рукой руководителя при выстраивании системы управления проектами, когда нужно ориентироваться на месте по текущей ситуации с большой степенью неопределенности (например, дозвониться туда, где всегда занято, пройти к приставу в не приемные дни, узнать детали дела в составе судей через помощника, который в принципе не любит людей, забрать/отправить письмо без паспорта отправителя, договориться об ознакомлении с материалами дела в отсутствии адвоката, организовать встречу онлайн/оффлайн с разницей часовых поясов, т.д.)

Проявлять смекалку, выполнять еженедельные задачи без напоминания

Быстро обучающийся и включающийся в любой процесс, в т.ч. закрытие сделок на продажу услуг, довести до итогового результата публикацию отзыва посетителями

Отличное знание MS Office, умение выстраивать формулы таблицах Excel, оформлять презентации, проводить брифинги, опытное использование CRM систем, архивирование данных.

Умение вести переговоры и добиваться целей, поставленных руководителем, исключая рассказы историй почему не получилось

Умение расставлять приоритеты и реагировать на изменение ситуации в моменте, замена подрядчика (например, поиск эксперта, истребование гарантийного письма в короткие сроки, формирование ТЗ)

Мониторинг задач/судебных дел/рабочих процессов по делегированным юристам кейсам

Способность работать в режиме многозадачности, стессоустойчивость, упёртость в действиях и лабильность в психике, готовность к переработкам.

Высокие организаторские способности, отличные навыки письменной и устной речи, межличностного общения, управления и стратегического мышления.

Самостоятельность, нацеленность на результат, внимательность, аккуратность, пунктуальность.

Условия работы (оплата, график, перспективы роста)

Вид занятости: ежедневная работа в офисе (мкр. Углич г. Сергиев Посад, МО), ЗП от 40 000 руб. и бонусы за выполнение задач по KPI от 10 до 30тыс..

Рост оплаты труда будет обусловлен вашими способностями и умениями

График работы: гибкий, ненормированный (от 6 до 11 часов в день)

Обязательная постоянная связь в рабочее время (звонки/чаты);

Обучение: тренинги, образование, курсы по разным направлениям за наш счет

Оформление: самозанятость

Карьерный рост: В случае успешного выполнения обязанностей длительный срок (от 1 года) есть возможность карьерного роста до руководителя отдела клиентского сервиса и перспективами получения знаний и рекомендаций по трем направлениям (менеджмент качества, комплексное ведение проектов, юрист (поможем успешно завершить профильное образование)

Привилегии: Коучинг и постоянное личностное развитие, командная работа

Динамичная, постоянно меняющаяся работа и задачи на скорость, качество и оперативность

Что вы получаете при утверждении вашей кандидатуры на длительное сотрудничество?

Деньги за свой труд

Опыт и близость к эксперту с уникальными знаниями и его окружению

Участие в закрытых мероприятиях для представителей бизнеса

Удобный график

Нестандартные задачи

Развитие и расширение возможностей мышления

Навыки работы с топовыми клиентами

Развитие способностей командной работы

Знакомство с новыми людьми

Обучение на крутых курсах за наш счет

Оплату связи

Оплачиваемый отпуск

Новый уровень общения, бизнес-тусовки

Помощь и поддержку при получении/завершении юридического образования

Карьерный и финансовый рост

ИДЕАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ:

Знает ответ на большинство вопросов касающиеся бизнес процессов;
Который стремится развиваться именно в направлении ассистирования. Человека, для которого профессия ассистента - это его призвание;
Мы ищем СУПЕР СИСТЕМНОГО ЧЕЛОВЕКА. Вы должны быть адептом Таск-менеджера, фиксировать каждую задачу, уметь планировать наперед;
Который самостоятельно выбирает самый простой и быстрый маршрут для достижения цели;
Ассистента со способностью быть организатором рабочего дня руководителя, а не исполнителем его поручений.
Нужен искренний и преданный профессионал, если вы юрист, то звезды сошлись, мы искали именно Вас, и вы именно тот, кто готов принять вызов и стать частью нашей команды! Вся команда юристов уже ждет вас.